KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: Was Unternehmen seit Februar 2025 nachweisen müssen

Stand: August 2026. Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung).

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung. Die Vorschrift verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen. Anders als viele der später greifenden Pflichten betrifft die KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung nicht nur Anbieter von Hochrisiko-Systemen, sondern praktisch jedes Unternehmen, das KI einsetzt. Wer Textassistenten, Übersetzungssoftware oder KI-Funktionen im CRM nutzt, fällt bereits in den Anwendungsbereich.

Was Art. 4 wörtlich verlangt

Art. 4 KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und Schulung der Personen ebenso zu berücksichtigen wie der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, und die Personen, bei denen sie eingesetzt werden.

Drei Punkte sind für die Praxis entscheidend:

• ●Die Pflicht trifft Anbieter und Betreiber gleichermaßen. Auch wer KI nur nutzt, ohne sie zu entwickeln, ist verpflichtet.
• ●Das Maß der Kompetenz ist kontextabhängig. Eine Sachbearbeiterin, die einen Textassistenten nutzt, braucht eine andere Schulungstiefe als ein Team, das ein Bewerbermanagement mit KI-Funktionen betreibt.
• ●Die Formulierung "nach besten Kräften" bedeutet nicht Beliebigkeit. Unternehmen müssen zeigen können, dass sie strukturierte Maßnahmen ergriffen haben.

Wen die Pflicht betrifft

Die Definition des KI-Systems in Art. 3 Nr. 1 KI-Verordnung ist weit gefasst. Darunter fallen nicht nur offensichtliche Anwendungen wie Chat-Assistenten, sondern auch KI-Funktionen, die in Standardsoftware eingebettet sind: Lead-Scoring im CRM, automatische Vorsortierung im Bewerbermanagement, maschinelle Übersetzung, intelligente Priorisierung im Ticketsystem.

In der Beratungspraxis zeigt sich regelmäßig: Die meisten Unternehmen setzen mehr KI-Systeme ein, als ihnen bewusst ist. Eine strukturierte KI-Bestandsaufnahme ist deshalb die Grundlage, um den Kreis der betroffenen Mitarbeitenden überhaupt bestimmen zu können.

Was "ausreichende Kompetenz" konkret bedeutet

Die Verordnung definiert KI-Kompetenz in Art. 3 Nr. 56 als die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden bewusst zu werden. Daraus lassen sich für die betriebliche Praxis drei Ebenen ableiten:

Grundverständnis für alle Nutzenden

Jede Person, die mit KI-Systemen arbeitet, sollte einordnen können, was das System leistet und was nicht: Wie entstehen die Ausgaben, welche Fehlerarten sind typisch, warum dürfen Ergebnisse nicht ungeprüft übernommen werden. Dazu gehört auch der Umgang mit vertraulichen Daten in KI-Werkzeugen.

Anwendungsbezogenes Wissen je System

Für jedes eingesetzte System braucht es zusätzlich konkretes Anwendungswissen: die Grenzen des jeweiligen Werkzeugs, die betrieblichen Vorgaben zur Nutzung und die Eskalationswege, wenn Ergebnisse fehlerhaft oder auffällig sind.

Vertieftes Wissen für Verantwortliche

Personen, die über den Einsatz von KI-Systemen entscheiden oder sie administrieren, benötigen ein tieferes Verständnis der regulatorischen Einordnung: Risikokategorien, Rollenverteilung zwischen Anbieter und Betreiber und die daraus folgenden Pflichten. Zur Rollenfrage haben wir einen eigenen Beitrag: Anbieter oder Betreiber? Die Rollen der KI-Verordnung einfach erklärt.

Der Nachweis: worauf es bei der Dokumentation ankommt

Art. 4 nennt keine bestimmte Nachweisform. Aus der Systematik der Verordnung und der Aufsichtspraxis lassen sich aber klare Anforderungen ableiten. Eine belastbare Dokumentation umfasst:

• ●Ein Schulungskonzept, das beschreibt, welche Personengruppen welche Inhalte in welcher Tiefe erhalten und in welchem Turnus aufgefrischt wird.
• ●Teilnahmenachweise mit Datum, Inhalten und Teilnehmenden je Schulung.
• ●Eine Zuordnung zwischen eingesetzten KI-Systemen und geschulten Personengruppen, damit erkennbar ist, dass die Schulung zum tatsächlichen Einsatzkontext passt.
• ●Einen Prozess für neue Mitarbeitende und für neue KI-Systeme, damit die Kompetenz nicht nur einmalig, sondern dauerhaft sichergestellt ist.

Wichtig ist der Zusammenhang zwischen Schulungsinhalt und Einsatzkontext. Eine allgemeine Präsentation über künstliche Intelligenz, die den konkreten Systembestand des Unternehmens nicht berücksichtigt, wird dem Maßstab des Art. 4 kaum gerecht.

Häufige Missverständnisse

"Wir nutzen nur fertige Tools, das betrifft uns nicht." Doch. Art. 4 knüpft an die Nutzung an, nicht an die Entwicklung. Auch der reine Betreiber ist verpflichtet.

"Es gibt noch keine Behörde, die das prüft." Die Aufsichtsstrukturen werden aufgebaut, die Pflicht gilt unabhängig davon seit Februar 2025. Wer erst bei der ersten Anfrage einer Behörde oder eines Geschäftspartners mit der Dokumentation beginnt, kann den zurückliegenden Zeitraum nicht mehr belegen.

"Eine Selbstverpflichtungserklärung der Mitarbeitenden reicht." Eine Unterschrift ersetzt keine Schulung. Der Wortlaut verlangt Maßnahmen zur Sicherstellung von Kompetenz, nicht die Bestätigung ihrer Existenz.

"Das erledigen wir einmal und sind fertig." Der Systembestand ändert sich, Personal wechselt, die Rechtslage entwickelt sich weiter. Erst der laufende Prozess macht die Pflicht erfüllbar.

Einordnung in den Zeitplan der Verordnung

Art. 4 gehört zusammen mit den verbotenen Praktiken nach Art. 5 zu den ersten Pflichten der Verordnung, die seit dem 2. Februar 2025 gelten. Seit dem 2. August 2026 sind zusätzlich die Transparenzpflichten nach Art. 50 anwendbar. Die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme wurden durch die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 auf den 2. Dezember 2027 verschoben; mehr dazu im Beitrag Digital-Omnibus: Warum die Hochrisiko-Pflichten auf Dezember 2027 verschoben wurden.

Für die Priorisierung im Unternehmen bedeutet das: Die KI-Kompetenz ist keine Zukunftsaufgabe, sondern eine bestehende Pflicht, deren Erfüllung dokumentiert sein muss. Gleichzeitig ist sie ein sinnvoller Startpunkt, weil die dafür nötige Bestandsaufnahme ohnehin die Grundlage aller weiteren Pflichten bildet.

Der praktikable Weg zur Umsetzung

Ein bewährtes Vorgehen in vier Schritten:

• ●Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme sind im Einsatz, auch die eingebetteten? Ohne diese Liste lässt sich der Schulungsbedarf nicht bestimmen.
• ●Zielgruppenanalyse: Wer arbeitet mit welchen Systemen in welcher Rolle? Daraus ergeben sich die Schulungsgruppen und die jeweilige Tiefe.
• ●Schulung: Praxisnah und bezogen auf die tatsächlich eingesetzten Systeme, nicht als abstrakter KI-Grundkurs.
• ●Dokumentationsaufbau: Schulungskonzept, Teilnahmenachweise und ein Prozess für Neueintritte und Systemänderungen.

Wir unterstützen Unternehmen genau dabei: mit Schulungen, die auf den dokumentierten Systembestand zugeschnitten sind, und dem Aufbau der Nachweisdokumentation. Details zur Leistung finden Sie unter KI-Kompetenz nach Art. 4.

Quellen

• ●Art. 3 Nr. 1, Nr. 56 Verordnung (EU) 2024/1689 (Begriffsbestimmungen)
• ●Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Kompetenz)
• ●Art. 5 Verordnung (EU) 2024/1689 (verbotene Praktiken, ebenfalls seit 2. Februar 2025)
• ●Art. 50 Verordnung (EU) 2024/1689 (Transparenzpflichten, seit 2. August 2026)
• ●Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus, Verschiebung der Hochrisiko-Anforderungen auf 2. Dezember 2027)

Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung im Sinne des RDG.